aanvulling op de statuten van de vereniging
Op 17 januari 1959 is de Philatelistenvereniging Echt opgericht.
Welk doel heeft de vereniging?
Samen vormen alle leden en gastleden van de Philatelistenvereniging Echt de vereniging met als doel de gemeenschappelijke hobby, het verzamelen van postzegels of aan postzegels gerelateerde zaken, te bevorderen.
Wie is lid en welke soorten leden zijn er?
Iedereen die zich bij een bestuurslid aanmeldt middels een aanmeldingsformulier, kiest bij aanmelding voor de status van lid of gastlid. Gastleden ontvangen niet het “Maandblad voor postzegelverzamelaars: Filatelie”.
Verder in dit reglement wordt met de term leden zowel leden als gastleden bedoeld.
Aan het lidmaatschap is het betalen van contributie verbonden. De hoogte van de contributie wordt op voorstel van het bestuur door de Algemene Vergadering vastgesteld. Gastleden betalen minder contributie. Het lidmaatschap begint bij de ontvangst van de door het lid te betalen contributie.
Bestuurslid is een lid dat op de Algemene Ledenvergadering door de aanwezige leden, voor een periode van drie jaar, wordt gekozen om zitting te nemen in het bestuur. De voorzitter wordt door de Algemene Ledenvergadering op titel benoemd.
Een lid welke zich op een of andere manier zeer verdienstelijk heeft gemaakt voor de vereniging, kan, op voordracht van het bestuur op de Algemene Ledenvergadering door een meerderheid van stemmen van de aanwezige leden, tot erelid of lid van verdienste worden benoemd.
Wat mag een lid?
Leden van de vereniging mogen:
* de activiteiten, die de vereniging organiseert, bijwonen, al dan niet vergezeld van partner (e.e.a. ter beslissing van het bestuur.)
* bij verkiezingen één stem uitbrengen.
* deelnemen aan de rondzenddienst, die door een bestuurslid wordt georganiseerd.
* een abonnement op de nieuwtjesdienst afsluiten, die door een bestuurslid wordt georganiseerd.
* een niet-lid ter introductie meenemen naar een ledenbijeenkomst, mits dit van te voren aan een lid van het Dagelijks Bestuur (voorzitter, secretaris of penningmeester) is medegedeeld en door deze, met of zonder opgave van reden, is akkoord bevonden.
Wat wordt van een lid verwacht?
Leden van de vereniging worden geacht:
* de contributie, zoals door het bestuur op de Algemene Vergadering aan de leden voorgelegd, binnen een door het bestuur gestelde termijn, te betalen.
* bij het bezoeken van de door de vereniging georganiseerde bijeenkomsten, de normen van eerlijkheid en fatsoen te respecteren.
* bij gebruik maken van door het bestuur georganiseerde diensten, zoals rondzending en nieuwtjesdienst, zich te houden aan de daarvoor opgestelde regels.
Wat gebeurt als een lid de regels van de vereniging overtreedt?
Waar regels zijn, kunnen regels worden overtreden. Het bestuur beschikt over verschillende opties om, bij een overtreding van de regels, aan het lid op te leggen. Berisping, boete, schorsing of royement behoren tot de mogelijkheden. Elk van deze maatregelen wordt aan het lid schriftelijk voorgelegd, waarna het lid het recht heeft hiertegen in beroep te gaan. In spoedeisende gevallen kan aan het lid mondeling een maatregel worden opgelegd.
Bij het niet tijdig betalen van de contributie stuurt de penningmeester een herinnering. Bij uitblijven van een reactie volgt een vermaning en wordt het te betalen bedrag met een boete verhoogd. Bij verder in gebreke blijven, wordt het lid geroyeerd.
Wat doet de vereniging?
Om het doel van de vereniging te dienen, faciliteert het bestuur zaken zoals:
* het huren van een ruimte waar de leden in de gelegenheid worden gesteld elkaar en andere niet-leden te ontmoeten om hun filatelistische hobby te bedrijven. In de regel vindt dit een keer per maand plaats met uitzondering van een eventuele zomerstop.
* het huren van een ruimte waar de leden in staat gesteld worden samen, in besloten kring d.w.z. alleen leden, bezig te zijn met aan hun hobby gerelateerde zaken. Dit zijn bijvoorbeeld: een veiling, een lezing, een viering of een quiz. In de regel vindt dit een keer per maand plaats met uitzondering van de zomerstop. Eventueel kunnen, ter beoordeling van het bestuur ook niet-leden deelnemen aan deze activiteit.
* Het organiseren van een nieuwtjesdienst, waar leden in staat gesteld worden nieuwe postzegeluitgiften via de vereniging aan te schaffen. Het lid dient zich hiervoor aan te melden bij de door de vereniging aangewezen contactpersoon. Deze wordt door het bestuur binnen haar gelederen aangewezen en is belast met het organiseren van de nieuwtjesdienst. Het verantwoordelijk bestuurslid regelt de financiële zaken die de nieuwtjesdienst met zich meebrengt en brengt hiervan regelmatig verslag uit aan de penningmeester. De penningmeester neemt het verslag over in de jaarstukken.
* het organiseren van een rondzending, waarvan leden gebruik kunnen maken. Het lid dient zich hiervoor aan te melden bij de door de vereniging aangewezen contactpersoon. Deze wordt door het bestuur binnen haar gelederen aangewezen en is belast met het organiseren van de rondzending. Het verantwoordelijk bestuurslid regelt de financiële zaken die de rondzending met zich meebrengt en brengt hiervan regelmatig verslag uit aan de penningmeester. De penningmeester neemt het verslag over in de jaarstukken.
* activiteiten die het samenhorigheidsgevoel van de leden versterken, zoals: busreizen naar beurzen en tentoonstellingen, vieringen van Kerstmis of Pasen, Nieuwjaarsborrel en uitstapjes.
* het uitgeven van een verenigingsblad, genaamd: De Loep.
Wie is het bestuur?
Het bestuur van de vereniging bestaat uit leden die op de Algemene Vergadering uit en door de leden worden gekozen. Stelt zich maar één lid kandidaat of treedt een bestuurslid periodiek af en er stelt zich anders niemand kandidaat, dan kan deze als gekozen respectievelijk herkozen worden beschouwd. Bestuursleden nemen besluiten die uitsluitend het belang van de vereniging dienen en bij benoeming tekent het bestuurslid een verklaring waaruit blijkt dat hij of zij akkoord gaat met de verplichting dienovereenkomstig te handelen. Het bestuur bestaat uit een voorzitter, secretaris en penningmeester samen genoemd het dagelijks bestuur van de vereniging. Het bestuur kan verder worden aangevuld met een vicevoorzitter en bestuursleden met specifieke taken. Onder specifieke taken wordt verstaan het beheren van de nieuwtjesdienst, het organiseren van de rondzending, het uitvoeren van het lief- en leedbeleid en andere zaken.
Voor eigendommen van de vereniging, die bij bestuursleden of andere leden berusten, is de vereniging aansprakelijk.
Wat wordt verwacht van het bestuur?
Het bestuur draagt zorg voor het bewaren van de jaarstukken zoals in het Burgerlijk Wetboek wordt bepaald.
Voorzitter en secretaris tekenen beiden alle uitgaande stukken waarmee de vereniging wordt gebonden.
Bestuursleden worden voor hun taak niet bezoldigd. Zij mogen de door hen, ten behoeve van de vereniging, reëel gemaakte onkosten declareren.
Het bestuur is bevoegd een uitvoerend bestuurder, die zijn taak niet naar behoren uitvoert, te schorsen. Dit ter beoordeling van het bestuur en met meerderheid van stemmen bepaald Bij onbehoorlijk bestuur worden bestuurders verantwoordelijk gesteld.
Het bestuur heeft de mogelijkheid zich te verzekeren tegen de bestuurdersaansprakelijkheid.
Wat is de taak van de voorzitter?
De voorzitter is belast met de algemene leiding van de vereniging. Hij leidt vergaderingen en bijeenkomsten. Hij geeft en ontneemt het woord. Hij neemt maatregelen tegen een lid dat de regels overtreedt en deelt deze, samen met de secretaris, schriftelijk mede aan het betreffende lid. Bij een officiële gelegenheid vertegenwoordigt de voorzitter de vereniging, tenzij een ander bestuurslid wordt aangewezen. Samen met de secretaris en de penningmeester vormt hij het dagelijks bestuur van de vereniging.
Bij ontstentenis van de voorzitter neemt als eerste de vicevoorzitter de taken over. Daarna kan een ander bestuurslid worden aangewezen.
Wat is de taak van de secretaris?
De secretaris is belast met de correspondentie van de vereniging. Dat wil zeggen; hij maakt en verspreidt agenda’s en notulen van vergaderingen en beheert het ledenbestand. De secretaris regelt in- en uitschrijving van bestuursleden in het register van de Kamer van Koophandel. Hij behandelt ingekomen stukken en verstuurt uitgaande post. Hij onderhoudt het contact met de leden middels email, brief of gebruikmakend van het verenigingsblad De Loep. Op de Algemene Vergadering leest de secretaris het verslag van het afgelopen verenigingsjaar voor. Hij maakt een jaarkalender waarin aangegeven is welke activiteiten er gedurende het verenigingsjaar plaatsvinden en legt deze aan de leden voor. Samen met de voorzitter en de penningmeester vormt hij het dagelijks bestuur van de vereniging.
Bij ontstentenis van de secretaris neemt, na beraad binnen het bestuur, een ander bestuurslid de taken over.
Wat doet de penningmeester?
De penningmeester beheert de geldmiddelen. Hij administreert alle uitgaven en inkomsten. Hij zorgt voor het innen van de contributie. Na afstemming met de penningmeester is de voorzitter bevoegd over de geldmiddelen te beschikken indien zijn werkzaamheden hem daartoe noodzaken.
Alle inkomsten en uitgaven worden door de penningmeester verwerkt via een lopende bankrekening van de vereniging. Contante inkomsten worden na ontvangst gestort op deze rekening. Hij beheert naast de lopende rekening een spaarrekening en boekt indien noodzakelijk bedragen tussen deze rekeningen. Financiële middelen worden door de penningmeester alleen gebruikt voor afgesproken doeleinden. Bedragen boven € 1.000,- worden door hem alleen overgemaakt na akkoord met de voorzitter of secretaris. Hij verzorgt verzekeringen die noodzakelijk of wenselijk zijn voor de vereniging, bestuursleden of eventueel anderen die voor de vereniging werkzaamheden uitvoeren.
De penningmeester bespreekt de financiële zaken tijdens een bestuursvergadering. In de jaarvergadering geeft hij rekenschap en verantwoording van zijn beheer van het afgelopen jaar. De administratie is, voordat de penningmeester decharge kan worden verleend, gecontroleerd en in orde bevonden door de kascontrolecommissie. Deze commissie bestaat uit twee leden die tijdens de voorgaande Algemene Vergadering uit de leden zijn benoemd. Deze twee leden mogen geen bestuurslid zijn. Een van de twee leden brengt aan de Algemene Vergadering verslag uit van hun bevindingen.
De penningmeester dient tijdens de Algemene Vergadering een begroting in voor het komende verenigingsjaar.
Bij ontstentenis van de penningmeester neemt, na beraad binnen het bestuur, een ander bestuurslid de taken over.
Hoe voert het bestuur het beleid uit?
Meerdere keren per jaar vergadert het bestuur om het beleid op korte termijn te bespreken. Het bestuur bepaalt zelf waar en wanneer deze vergaderingen plaatsvinden. In deze vergaderingen worden besluiten alleen genomen als een meerderheid van het bestuur zich daarvoor uitspreekt.
Minstens een keer per jaar organiseert het bestuur een Algemene Ledenvergadering waarin het beleid van het bestuur aan de leden wordt voorgelegd. De Algemene Vergadering bepaalt of het beleid van het bestuur naar behoren is uitgevoerd. Geldige besluiten kunnen op een ledenvergadering worden genomen als tenminste de helft plus één van de stemmen voor het besluit worden uitgebracht, tenzij in de Statuten anders bepaald. De stemmen van de aanwezige bestuursleden worden hierin niet meegerekend. Elk bestuurslid heeft in de Algemene Vergadering slechts één raadgevende stem, die niet meetelt bij de bepaling van de uitslag van de stemming. De voorzitter wijst bij stemming twee stemopnemers aan. Een bestuurslid mag niet deelnemen aan beraadslagingen of besluitvorming over zaken waar hij een direct of indirect belang bij heeft. Indien een bestuurslid door een tegenstrijdig belang niet deelneemt aan een besluitvorming, dient schriftelijk te worden vastgelegd wat daarvan de reden is.
Ziet een vergadering af van stemming, dan wordt een besluit geacht met algemene stemmen te zijn aangenomen.
De voorzitter bepaalt de volgorde van de agenda van de Algemene Vergadering.
De te behandelen agendapunten moeten van te voren op een bestuursvergadering zijn besproken. Alleen punten die op de agenda voorkomen mogen worden besproken. Ieder lid heeft het recht voorstellen te doen ter behandeling op een ledenvergadering. Deze voorstellen moeten uiterlijk vier weken voor de vergadering bij de secretaris aanwezig zijn.
Indien er geen bestuursleden meer beschikbaar zijn om de drie taken van het Dagelijks Bestuur uit te voeren, wordt door de nog beschikbare bestuursleden een Algemene Vergadering opgeroepen, waar de verdere gang van zaken voor de vereniging, met eventuele opheffing en verdeling van de aanwezige middelen wordt geregeld.
Wat doet de vereniging ter bescherming van de privacy?
Persoonlijke gegevens van leden worden niet bekendgemaakt aan derden, tenzij het lid daarvoor toestemming heeft verleend. Het bestuur kan, op verzoek van derden, mits uitdrukkelijke toestemming van het lid, de gegevens kenbaar maken aan niet-leden. Het bestuur verplicht zich om tijdens de Algemene Vergadering bekend te maken aan wie, welke persoonlijke gegevens zijn verstrekt.
Wat gebeurt er verder met het Huishoudelijk Reglement?
Voor het geval waarin dit reglement niet voorziet, of wanneer er twijfel bestaat over een zin of toepassing, beslist het bestuur.
Wijziging van dit Reglement of een deel daarvan gebeurt alleen door de Algemene ledenvergadering, op voorstel van het bestuur.
Echt, 5 januari 2022.
Namens het bestuur
W. Cuypers, voorzitter H. Bellen, secretaris